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Reglamento

Reglamento General de Usuarios del Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto

El Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto se encuentra en etapa de organización, clasificación y digitalización de su fondo documental. El material que Usted consulta es Patrimonio Histórico de nuestro país. Para contribuir a su conservación y para que otros investigadores puedan acceder a él en el futuro, deberá cumplirse con el reglamento de funcionamiento. Esto permitirá fomentar la aplicación de los métodos adecuados para el manejo de libros y documentos históricos.

Procedimientos:

1. Para efectuar consultas en este Archivo se deberá solicitar previamente el material documental deseado a través del correo electrónico institucional y solicitar turno.

2. En la Sala de Consulta del Archivo se deberá completar un formulario de ingreso en el cual se indicarán los datos personales del usuario y el material de consulta. El usuario deberá contar también con un documento que acredite su identidad.

3. El Usuario podrá consultar un máximo de cuatro cajas en cada uno de los turnos. En el caso de querer ampliar la consulta, el Usuario deberá realizar un nuevo pedido de acuerdo al procedimiento indicado con anterioridad.

4. En todos los casos se deberá citar fidedignamente los documentos de este Archivo. La correcta manera de citarlos es: Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (AMREC), Nombre de la Sección, Información de la etiqueta de la caja (País/ Tema/ Año/ N° de Caja), Nombre/ Número del Expediente particular.

5. El usuario podrá indicar sus quejas o sugerencias en la sección de Observaciones de la Planilla inicial.

ermisos y Negativas:

6. No está permitido comer ni beber en la Sala de Consulta.

7. No se permitirá el ingreso con cuadernos, carpetas, bolsos, mochilas, etc. Sólo se autorizará el ingreso con hojas sueltas.

8. Sólo se permitirá el uso de lápiz negro para tomar notas.

9. Queda terminantemente prohibido escribir y/ o apoyarse o apoyar objetos sobre el material consultado, incluso los papeles en los cuales se toma nota.

10. El usuario podrá ingresar a la Sala de Consulta con una computadora portátil, cámara digital o grabador, notificando previamente al personal del Archivo a cargo de la Atención al Usuario.

11. Las fotografías deberán sacarse sin flash. Cualquier tipo de reproducción del material está sujeta a la autorización de la Dirección del Archivo y, en todos los casos se deberá entregar copia al Archivo del material reproducido. Por ello, es necesario contar con el medio correspondiente para dejar una copia de las mismas en el archivo, como condición excluyente para sacar fotos.

12. El personal del Archivo podrá limitar o denegar el acceso a documentos que no se encuentren en condiciones para la consulta; que se encuentren en riesgo por su estado de conservación y/ o por tratarse de documentación clasificada (secreto, confidencial, reservado, etc.). Podrá denegarse también para su debido resguardo y preservación su reproducción fotográfico y/ o escaneo.

13. La mutilación, deterioro, robo, hurto o sustracción parcial o total de los documentos quedan sujetos a la aplicación del artículo 184 del Código Penal, que prevee una condena de quince días a un año en prisión para quien "destruyere, inutilizare, hiciera desaparecer o de cualquier modo dañare" material custodiado en archivos, el cual de acuerdo con el artículo 2340 inc. 8 del Código Civil queda comprendido entre los bienes públicos.

Conductas en la sala y Manipulación de los documentos:

14. Los documentos se deberán consultar en la Sala de Consulta, sobre la mesa y sin forzar la apertura de los expedientes.

15. El material deberá manipularse en todos los casos con guantes de látex que deberá traer el investigador.

16. No se pueden abrir las carpetas o biblioratos sin la previa autorización del responsable de la Sala de Investigadores.

17. No se debe alterar el orden interno de las cajas.

18. No están permitidas actitudes o conductas que puedan perturbar a usuarios y personas que circulen u ocupen espacios compartidos, ni a aquellas que afecte el mantenimiento del orden y al cuidado de las instalaciones, equipamiento y materiales del ámbito de su acceso o uso.

19. Sólo se entregarán manuscritos originales cuando el material solicitado no se encuentre digitalizado.

20. El Archivo se reserva el derecho de retirar la documentación en el caso de que el usuario no cumpla con las normas de preservación anteriormente mencionadas.

21. Al retirarse, el usuario deberá entregar el material consultado al responsable de la Sala en el mismo orden en el cual fueron entregados.